Een effectieve setup voor online meetings

We werken allemaal al een tijdje online.
De onhandigheid is weg, we zijn gewend aan online vergaderen of les geven en we weten precies hoe we polls,
break out rooms en chat functies moeten gebruiken.

Het is tijd om jouw online voorkomen verder te finetunen.

In elke online meeting zie ik mensen die nog niet beseffen hoe ontzettend belangrijk hun eerste indruk is.
Op het moment dat jouw camera aan gaat, krijgt de ander een indruk van jou.
Dat gaat totaal onbewust en komt vooral tot stand door jouw non-verbale signalen zoals je houding, gezichtsuitdrukkingen, kleding of de gekozen achtergrond.

Het slechte nieuws is dat ons brein geprogrammeerd is om naar negatieve signalen te zoeken, omdat het ons heeft geholpen te overleven tijdens de evolutie. Dit betekent dat je non-verbale signalen positief moeten zijn om online (en offline) een goede eerste indruk te maken. Offline heb je ongeveer zeven seconden om deze indruk te maken, online nog veel minder. Vanaf het eerste moment moet jij dus in de startblokken staan om die ​​positieve indruk te maken.

Jouw positieve indruk kun je vergroten met een goede setup van je laptop.

Je laptop is in online interacties een communicatie apparaat, NIET je werkstation en moet met dat doel in gedachten worden opgezet.
Hier zijn vijf tips om je eerste indruk direct te vergroten met wat kleine aanpassingen.

1. Zorg voor een gelijkwaardig gesprek

Onderzoek van de Universiteit van Brussel laat zien dat de camera hoek invloed heeft op de manier waarop anderen jou zien. Als je jouw laptop op tafel laat staan, kijken mensen naar je op, wat je competent laat lijken, maar ook erg dominant. Je kijkt letterlijk neer op mensen. Daarnaast zien mensen je niet van je meest aantrekkelijke kant door de zichtbare dubbele onderkin en het feit dat ze recht in je neus kijken.

Als je camera boven je staat, zien mensen je als kwetsbaar en onderdanig en roept het een gevoel van bescherming op. Veel mensen nemen op deze manier vaak een selfie om er schattig uit te zien. Het is van essentieel belang dat de camera van je laptop op ooghoogte staat zodat je er recht in kan kijken. Dat kan heel simpel door er een doos onder te plaatsen of een stapel dikke boeken. Op deze manier kun je een gelijkwaardig gesprek met de ander voeren.

Setting up your workstation for engaging virtual meetings
Camera van beneden
Setting up your workstation for engaging virtual meetings
Camera op ooghoogte
Setting up your workstation for engaging virtual meetings
Camera van boven

2. De juiste afstand voor een goede verbinding

Wist je dat je mensen kan afschrikken door te dicht bij het scherm te zitten? Dat komt doordat ieder mens ‘afstand zones’ heeft. De relatie die jij hebt met een persoon bepaalt in welke zone jij mag zitten. Tot 46 cm (2 feet) van jouw lichaam is je intieme zone, die alleen bedoeld is voor mensen die heel dichtbij je staan zoals je partner, je ouders, of je kinderen. Als jij, als vreemde of collega, je camera in deze zone zet, activeer je onbewust het angst gedeelte in de hersenen van de ander. Dit maakt het onmogelijk voor hen om ontspannen te zijn in het gesprek. Als je verder dan 120 cm (4 feet) weg gaat zitten van je camera, zit je in de sociale zone wat zorgt voor te veel afstand tussen jou en de ander en daardoor een gebrek aan verbinding. Tussen 46 cm en 120 cm (2 en 4 feet), ongeveer een armlengte verwijderd van je camera, is perfect. Je zit nu in de persoonlijke zone van de ander wat bijdraagt aan een positieve verbinding.

Hall, 1986

3. Zet jezelf in de schijnwerpers

Hoe meer anderen van jou kunnen zien, des te meer informatie krijgen ze van je lichaam, wat volgens onderzoek zorgt voor een optimistischer beeld van jou. Zoals eerder aangegeven is er bij gebrek aan informatie een default naar een negatief beeld van jou. En dat is jammer, want je wil juist laten zien hoe warm en competent je bent! Zorg ervoor dat je bovenlichaam zichtbaar is en dat je handen in het scherm kunnen komen. Je gehele lichaam moet goed verlicht zijn. Dat kan het beste door een raam of een lamp achter je laptop. Licht vanaf de zijkant zorgt ervoor dat de gezichtsuitdrukkingen aan één kant van je gezicht niet zichtbaar zijn, wat zorgt voor minder informatie.

Beyond Expression Lichaamstaal Online meetings Ted Toussaint
Een gezicht dat niet optimaal verlicht is, zorgt voor minder informatie voor de luisteraar.

4. Kies je achtergrond

De keuze van je achtergrond hangt af van het doel van het gesprek. In een persoonlijk gesprek is het laten zien van je mooie, opgeruimde woonkamer misschien fijn. Het voelt huiselijk en maakt de ander ontspannen. In een vergadering met anderen waar iedereen ongeveer even veel praat, kies je wellicht allemaal voor dezelfde virtuele achtergrond om het makkelijker te maken voor onze hersenen om van het ene naar het andere scherm te schakelen. In een face-to-face vergadering zit je immers ook allemaal in dezelfde kamer.

Een virtuele achtergrond werkt alleen als deze goed is, wat betekent dat ik je handen nog kan zien als je ze beweegt, en je je oren niet verliest als je je hoofd een beetje draait. Je kunt je achtergrond ook gebruiken om het onderwerp van je presentatie te ondersteunen of om een ​​leuk gesprek te beginnen. Bijvoorbeeld door een foto in beeld te zetten van een mooi moment dat jullie samen deelden of door je verzameling miniatuur autootjes te laten zien die meteen nieuwsgierigheid opwekken.

5. Kleren doen er echt toe!

Volgens onderzoek is kleding dé onderscheidende factor voor een professionele indruk. Mensen zullen je niet alleen als competenter zien als je nette kleding draagt, het helpt je ook om beter te presteren op cognitieve taken. Onderzoekers Adam en Galinsky ontdekten dat mensen die een witte jas dragen en denken dat het een dokters jas is, een betere focus hebben, wat leidt tot betere prestaties dan wanneer ze denken dat het een schilders jas is. Het gaat dus niet alleen om wat je draagt, maar ook om de betekenis die je zelf aan de kleding geeft. Effen kleuren die afsteken tegen de achtergrond zorgen ervoor dat je opvalt op het scherm. Het helpt anderen om jouw bewegingen duidelijker te zien, wat bij draagt aan het begrijpen van de boodschap die je over wil brengen.

Setting up your workstation for engaging virtual meetings
De koning der Nederlanden in verschillende kledij (M.van Berkel, 2020).

Controleer jouw set up aan de hand van deze vijf tips om te kijken of je lichaamstaal signalen optimaal zichtbaar zijn voor jouw gesprekspartners.
Het zorgt voor een sterk voorkomen in al je online interacties.

Ted Toussaint is Gedragswetenschapper en Lichaamstaal Expert, gefascineerd door menselijk gedrag. Door haar kennis van neurologie, psychologie en non-verbale communicatie te integreren, creëert ze inspirerende en effectieve trainingssessies die professionals helpen hun non-verbale voorkomen, persoonlijke leiderschap en charisma te vergroten.
Kijk voor trainingsmogelijkheden op www.beyondexpression.eu

Literatuur

Adam, A., & Galinsky D. (2012). Enclothed cognition. Journal of experimental Social Psychology, 48-4, 918-925.

Bowden, M., & Thomson, T. (2018). Truth and lies. Toronto: HarperCollins Publishers Ltd.

Goman, C. (2011). The secret language of leaders. San Francisco: Jossey-Bass.

Hall, Edward T. (1986). Proxemics. Current Anthropology, 9.

Todorov, A., Shafir, E., & Oh D. (2020). Economic status cues from clothes affect perceived competence from faces. Nature Human Behavior, 4, 287-293.